Il mondo degli eventi è un settore apparentemente molto inflazionato: ci sono numerose realtà che operano nel settore ma, spesso, ci sono anche figure “improvvisate”, che creano situazioni e contesti che non puntano su progetti realmente coerenti.
Un evento è prima di tutto un “biglietto da visita”, soprattutto se si tratta di eventi legati a brand di moda, al settore della finanza, aziendale e/o corporate.
Avere un progetto creato in modo ragionato, dove nulla è lasciato al caso, è prima di tutto una garanzia anche nella salvaguardia dell’immagine dell’azienda stessa. Un evento poi non deve essere solo un insieme perfetto di organizzazione, bellezza ed impatto, ma quello che conta davvero è anche emozionare gli invitati, lasciando un’impronta indelebile nella mente.
Per districarci in questa giungla abbiamo incontrato Simonetta Rota, nome molto noto nel settore e che opera a livello internazionale tra la Svizzera e l’Italia, che ci ha raccontato del suo lavoro in prima persona.
Simonetta, ci racconti cosa vuol dire oggi avere un’agenzia di eventi.
Lavorare nel mondo degli eventi è oggi una sfida apparentemente semplice, ma in realtà è un settore non solo molto competitivo, ma anche con una clientela sempre più esigente e che vuole davvero qualcosa di differente. Il cliente spesso ha una sua idea, si è informato e quindi arriva in un certo senso “preparato”; quello che oggi un organizzatore di eventi deve fare è capire come creare al meglio quella idea, senza cadere nello scontato; la stessa cosa vale anche per chi si rivolge a noi senza alcuna visione: partendo semplicemente da delle informazioni e da una data si avvia il tutto.
Come ci si approccia ad un progetto?
Ogni evento è un viaggio unico, un sogno che prende forma. Non ci limitiamo a seguire schemi prestabiliti, ma preferiamo partire da zero, creando esperienze su misura che rispecchiano la visione del cliente. Dalla scelta del concept alla cura di ogni dettaglio, progettiamo eventi esclusivi e irripetibili, con creatività, professionalità e un tocco veramente sartoriale; il nostro obiettivo è trasformare ogni idea in un momento indimenticabile.
Spesso un evento è visto solo come un qualcosa di altamente “organizzato” ma c’è altro, vero?
Quando si pensa ad una agenzia che organizza un evento, spesso ci si limita a pensare che la realtà svolge delle mansioni prettamente logistiche e operative: trovare la location, allestirla secondo un mood, coordinare addobbi, fiori, catering etc etc, dove quello che conta per il cliente è “alleggerire” questo carico di lavoro. Molte agenzie effettivamente operano in questo modo ma, lavorare così, porta anche a risultati che possono essere disastrosi.
Per quale motivo?
Perché organizzare un evento vuol dire proporre prima di tutto un’immagine: a seconda della tipologia di cliente, che sia privato, aziendale, legato al mondo della moda, del business, della finanza o altro, bisogna tenere presente la sua storia, il suo modo di comunicare nella quotidianità, il suo posizionamento, perché l’evento stesso deve essere coerente; questo soprattutto se si lavora con nomi molto noti e conosciuti.
E nonostante tutto, oso immaginare, che anche questo non basta, giusto?
Esattamente; partendo da questa base è necessario, per la buona riuscita, puntare anche sulla parte emozionale: la perfezione della parte organizzativa, l’impatto visivo, non è basta! Oggi è indispensabile creare un progetto sartoriale, che tenendo conto di moltissimi fattori, deve dare un valore aggiunto agli ospiti: ci sono eventi bellissimi ma “freddi”, asettici, anonimi. La vera differenza e il successo sono dati nella capacità di creare un qualcosa che il pubblico poi ricorda nel tempo, toccare le corde delle emozioni, del divertimento, soprattutto in settori “tradizionali ed istituzionali” come quelli della finanza, delle aziende corporate, business etc. Spesso si pensa che un evento debba essere “ingessato” perché legato a un mondo/nome molto formale: la bravura è proprio nel saper coniugare questo aspetto con il lato più rilassato, che è quello che in ogni evento non dovrebbe mai mancare.
Quindi anche pensare ad un giusto Entertainment?
L’intrattenimento è l’anima di un evento, è l’ingrediente capace di stupire, emozionare e coinvolgere il pubblico nel modo giusto. Non si tratta solo di spettacolarità, ma di scegliere performance che si integrino perfettamente con il contesto e le aspettative degli ospiti. Con la mia società noi curiamo ogni dettaglio dell’animazione, selezionando artisti e professionisti, anche di calibro internazionale, per creare momenti indimenticabili e trasformare un semplice evento in un’esperienza memorabile.
Un evento deve essere quindi unico?
Certamente! Anche se si parte da un ipotetico “format” con un focus specifico per un settore, c’è sempre la personalizzazione e l’ideazione di un evento “nuovo ed inedito”; questo garantisce proprio l’avere un qualcosa si esclusivo, sia paragonato ad eventi di altre aziende, sia per eventi della medesima realtà. Questo ci premia anche nel lavorare e fidelizzare con clienti che nel tempo diventano “storici” e con i quali la fiducia si trasforma anche in un rapporto personale.
Oggi ha una sua agenzia, ma lei è stata manager in molte aziende.
La “Simonetta Rota Agency”, che quest’anno festeggia dieci anni, è il frutto di un mio percorso in molte aziende note. Sono stata manager in Microsoft e in molte multinazionali: grazie all’aver vissuto dall’interno queste realtà, oggi ho una visione molto a fuoco su quelle che sono esigenze ed aspettative. Siamo molto forti anche nel settore dell’Automotive, in segmenti come quelli della finanza, fino a realtà come quelle della moda e del design. Queste ultime due poi sembrano dall’esterno contesti più “semplici” nei quale lavorare ma, anche in questo caso, è molto importante individuare il target, il posizionamento e soprattutto un evento è spesso è legato a specifiche esigenze come nuovi progetti, collezioni, visioni.
Operiamo anche in ambiti fieristici e qui si apre un ulteriore mondo con dinamiche diverse ed esigenze ancora più personalizzate.
Altri dettagli del lavoro che pochi conoscono?
Ci sono elementi che spesso le aziende, soprattutto all’inizio di un progetto o di un primo evento, non considerano ma che sono spesso fondamentali: sono i dettagli che fanno la differenza!
Parlo di grafiche accattivanti, di materiali visivi memorabili, newsletter e inviti digitali o cartacei, spesso essenziali ed indispensabili.
Altro elemento è dato dalle immagini e dai video che sono strumenti fondamentali per amplificare la portata di un evento, trasformandolo in un racconto visivo capace di emozionare e coinvolgere. La qualità della produzione fotografica e video fa la differenza: ogni scatto e ogni ripresa devono essere curati con professionalità per catturare l’essenza dell’evento sotto la giusta luce e prospettiva.
Poi ci sono gli spostamenti degli invitati che, volendo, possono diventare parte integrante dell’esperienza. Con una pianificazione dettagliata e soluzioni personalizzate, ogni trasferimento diventa un momento esclusivo, con un servizio efficiente, sicuro e con un tocco di originalità: dalle limousine agli elicotteri, dalle barche agli autobus vintage, ogni mezzo può diventare parte integrante del viaggio, sorprendendo e coinvolgendo gli ospiti.
Dal racconto di Simonetta Rota si evince quanti fattori e dinamiche ruotano dietro ad un evento e, di conseguenza, dell’importanza di appoggiarsi a professionisti seri, validi e che davvero non solo conoscono il mercato, ma hanno anche una rete valida di partners; la riuscita impeccabile è fondamentale perché, questo investimento, è in prima battuta una vera e propria forma di comunicazione.